Istilah Arab dalam Penulisan Surat dan Dokumen Resmi

Dalam dunia pendidikan, pesantren, lembaga Islam, maupun organisasi yang menggunakan bahasa Arab, kita sering menemukan berbagai istilah Arab dalam surat dan dokumen resmi. Istilah-istilah tersebut biasanya digunakan untuk menyebut jenis surat, bagian-bagian surat, jabatan, maupun keterangan tertentu yang berkaitan dengan administrasi.

Bagi orang yang terbiasa menulis surat dalam bahasa Indonesia, istilah-istilah tersebut terkadang terasa asing. Padahal, sebagian di antaranya cukup mudah dipahami jika kita mengetahui arti dan penggunaannya.

Artikel ini membahas beberapa istilah Arab dalam penulisan surat dan dokumen resmi yang cukup sering dijumpai, khususnya dalam lingkungan sekolah, pesantren, lembaga pendidikan Islam, dan organisasi.

1. Surat: رسالة

Kata yang paling umum untuk menyebut surat dalam bahasa Arab adalah رِسَالَةٌ (risālah), yang berarti surat atau pesan.

Dalam konteks administrasi, kata ini dapat digunakan untuk menyebut surat secara umum. Misalnya:

رِسَالَةٌ رَسْمِيَّةٌ — surat resmi.

Kata رَسْمِيَّة berasal dari رَسْمِيّ yang berarti resmi atau formal. Karena رسالة merupakan kata benda feminin, bentuk sifatnya menjadi رَسْمِيَّة.

Selain رسالة, dalam konteks tertentu kita juga akan menemukan kata كِتَابٌ (kitāb) yang secara harfiah berarti buku atau tulisan. Dalam istilah administrasi Arab, كتاب juga dapat digunakan untuk menyebut surat atau dokumen tertulis, tergantung konteksnya.

2. Surat Resmi: خطاب رسمي

Istilah lain yang cukup sering ditemukan adalah خِطَابٌ رَسْمِيٌّ (khiṭābun rasmiyyun), yang dapat diterjemahkan sebagai surat resmi.

Kata خِطَاب berasal dari akar kata yang berkaitan dengan berbicara atau menyampaikan sesuatu kepada pihak lain. Dalam penggunaan modern, خطاب dapat digunakan untuk surat, sambutan, atau bentuk komunikasi tertulis maupun lisan, sesuai konteks.

Contohnya:

خِطَابُ الدَّعْوَةِ — surat undangan.

خِطَابُ التَّكْرِيمِ — surat penghargaan.

خِطَابُ التَّوْظِيفِ — surat pengangkatan atau surat terkait pekerjaan, tergantung konteks.

3. Surat Undangan: دعوة

Untuk menyebut undangan, salah satu kata yang sangat umum digunakan adalah دَعْوَةٌ (da‘wah), yang berarti ajakan atau undangan.

Dalam konteks administrasi, kita dapat menemukan istilah:

دَعْوَةٌ رَسْمِيَّةٌ — undangan resmi.

بِطَاقَةُ دَعْوَةٍ — kartu undangan.

Sementara itu, frasa خِطَابُ دَعْوَةٍ dapat digunakan untuk menyebut surat undangan.

Kata دعوة sebenarnya memiliki cakupan makna yang lebih luas daripada sekadar undangan acara. Dalam konteks keagamaan, الدعوة juga berarti dakwah atau ajakan kepada kebaikan. Karena itu, memahami konteks menjadi penting ketika menerjemahkan istilah Arab.

4. Nomor Surat: رقم الرسالة

Dalam administrasi surat-menyurat, nomor surat merupakan salah satu bagian penting. Dalam bahasa Arab, kata رَقْمٌ berarti nomor atau angka.

Karena itu, kita dapat menemukan ungkapan:

رَقْمُ الرِّسَالَةِ — nomor surat.

Dalam dokumen administrasi modern, istilah رَقْمُ الصَّادِرِ juga dapat digunakan untuk merujuk kepada nomor surat keluar, sedangkan istilah yang digunakan dapat berbeda sesuai sistem administrasi lembaga.

5. Perihal Surat: الموضوع

Dalam surat resmi bahasa Indonesia, kita mengenal bagian Perihal atau Hal. Dalam bahasa Arab, salah satu kata yang sering digunakan untuk menyatakan topik atau pokok pembahasan adalah المَوْضُوعُ (al-mawḍū‘).

Contohnya:

المَوْضُوعُ: طَلَبُ الإِجَازَةِ

Artinya: Perihal: Permohonan izin.

Kata مَوْضُوع secara umum berarti topik, pokok bahasan, tema, atau perkara yang sedang dibicarakan. Oleh sebab itu, kata ini cukup luas penggunaannya.

6. Lampiran: المرفقات

Jika sebuah surat memiliki dokumen yang disertakan, dalam bahasa Arab dapat digunakan istilah المُرْفَقَاتُ (al-murfaqāt), yaitu lampiran atau dokumen-dokumen yang disertakan.

Kata tersebut berasal dari مُرْفَق, yang berkaitan dengan sesuatu yang dilampirkan atau disertakan.

Contohnya:

المُرْفَقَاتُ: وَثِيقَةٌ وَاحِدَةٌ

Artinya: Lampiran: satu dokumen.

Dalam dokumen resmi, istilah lampiran dapat memiliki variasi sesuai konteks dan gaya administrasi yang digunakan oleh lembaga.

7. Tanggal: التاريخ

Salah satu istilah yang sangat sering ditemukan dalam surat adalah التَّارِيخُ (at-tārīkh), yang berarti tanggal atau sejarah, tergantung konteks.

Dalam surat, kata tersebut biasanya merujuk pada tanggal dokumen dibuat atau diterbitkan.

Contohnya:

التَّارِيخُ: ٢٥ سِبْتَمْبَرَ ٢٠٢٦م

Artinya: Tanggal: 25 September 2026 M.

Dalam dokumen berbahasa Arab, kita juga dapat menemukan penggunaan tanggal Hijriah, misalnya:

٢٣ رَبِيعُ الأَوَّلِ ١٤٤٨هـ

Penulisan tanggal Arab memiliki beberapa pola yang dapat berbeda sesuai gaya penulisan dan kaidah yang digunakan.

8. Tanda Tangan: التوقيع

Kata التَّوْقِيعُ (at-tawqī‘) berarti tanda tangan.

Dalam surat resmi, bagian tanda tangan biasanya disertai nama dan jabatan orang yang menandatangani dokumen.

Misalnya:

التوقيع:

المدير

محمد أحمد

Artinya:

Tanda tangan:

Direktur/Kepala/Pimpinan
Muhammad Ahmad

9. Jabatan: المدير والمسؤول

Dalam surat dan dokumen resmi, nama seseorang biasanya disertai jabatannya. Beberapa istilah yang cukup umum antara lain:

المُدِيْرُ — direktur, manajer, atau kepala/pimpinan.
الرَّئِيْسُ — ketua atau presiden, sesuai konteks.
الأَمِيْنُ — sekretaris atau orang yang dipercaya mengelola amanah tertentu, tergantung konteks.
المَسْؤُوْلُ — penanggung jawab.
المُوَظَّفُ — pegawai.
المُعَلِّمُ — guru laki-laki.
المُعَلِّمَةُ — guru perempuan.
الطَّالِبُ — siswa/pelajar laki-laki.
الطَّالِبَةُ — siswi/pelajar perempuan.

Penggunaan istilah jabatan tentu perlu disesuaikan dengan struktur organisasi yang sebenarnya. Tidak semua jabatan dalam bahasa Indonesia memiliki padanan bahasa Arab yang persis sama.

Contoh surat resmi berbahasa Arab dari Ketik Surat:

10. Beberapa Istilah Administrasi Lainnya

Selain istilah-istilah di atas, masih banyak kosakata Arab yang dapat ditemukan dalam surat dan dokumen resmi. Beberapa di antaranya adalah:

Bahasa Arab	Arti
وَثِيقَة	Dokumen
طَلَب	Permohonan
مُوَافَقَة	Persetujuan
إِذْن	Izin
تَكْلِيف	Penugasan
تَعْمِيم	Surat edaran/pemberitahuan umum
إِعْلَان	Pengumuman
مُرَاسَلَات	Korespondensi/surat-menyurat
مَحْضَر	Berita acara/notulen, sesuai konteks
تَقْرِير	Laporan

Penutup

Mengenal istilah Arab dalam surat dan dokumen resmi tidak hanya bermanfaat bagi orang yang bekerja di lembaga yang menggunakan bahasa Arab. Kosakata tersebut juga dapat menjadi bagian dari proses belajar bahasa Arab secara praktis.

Daripada mempelajari kosakata hanya dalam bentuk daftar kata, kita dapat mempelajarinya melalui konteks yang dekat dengan kehidupan sehari-hari. Surat, dokumen, pengumuman, dan administrasi merupakan salah satu contoh konteks yang cukup mudah ditemukan.

Pada akhirnya, belajar bahasa Arab tidak selalu harus dimulai dari materi yang rumit. Mengenal istilah sederhana yang kita jumpai dalam surat dan dokumen sehari-hari pun dapat menjadi salah satu langkah kecil untuk memperluas mufradat.